فیڈ بیک ڈھانچے میں تین وقت کے مسائل اور حل

اس موسم گرما میں مجھے سبجیکٹ لائن کے ساتھ ایک ای میل موصول ہوا "Magic Key Holder، Magic Key Pass ایک مہینے میں ختم ہو جائے گا۔” مجھے 17 ستمبر کی میعاد ختم ہونے کی تاریخ سے پہلے تجدید کے لیے مدعو کیا گیا تھا۔

میں 2018 سے سالانہ پاسپورٹ پروگرام کے ذریعے اور پھر Magic Key کے ذریعے پاس ہولڈر ہوں، جس نے اسے 2021 میں بدل دیا۔ پچھلے سال میرے پاس $1,749 میں اعلی درجے کی Inspire Key تھی۔ میں ڈزنی کے گرینڈ کیلیفورنیا ہوٹل میں ٹھہرا۔ میں نے ڈزنی لینڈ اور والٹ ڈزنی ورلڈ دونوں میں گائیڈڈ ٹور بک کروائے تھے۔ میں نے پارک میں کھانا کھایا اور کچھ شاپنگ کی۔

میں نے چھ ماہ قبل اپنے پاس کی تجدید نہ کرنے کا فیصلہ کیا تھا۔ میرا آخری دورہ 20 دسمبر کو ہوا تھا۔ میں اب بھی ڈزنی لینڈ سے محبت کرتا ہوں اور سال میں ایک بار اپنے والدین کے ساتھ جانے کا ارادہ رکھتا ہوں۔

ای میل کا وہ حصہ جو میرے ساتھ رہا وہ وقت تھا۔ یہ میرے معاہدے کی تاریخ سے منسلک تھا۔ اس کا کسی بھی چیز سے کوئی لینا دینا نہیں تھا جو میں نے کیا یا کرنا چھوڑ دیا۔ اگر انہوں نے پہلے میری رائے طلب کی ہوتی اور یہ نہ سوچا ہوتا کہ میں اپنے پاس کی تجدید کروں گا، تو شاید میں اپنا ارادہ بدل لیتا۔

جیسا کہ میں ٹکنالوجی کے رہنماؤں کو کوچ کرتا ہوں، میں نے دیکھا ہے کہ فیڈ بیک کے ساتھ بھی ایسا ہی ہوتا ہے۔ لیڈر فیڈ بیک پروسیس بناتے ہیں، ٹائم لائنز سیٹ کرتے ہیں، اور پھر حقیقت میں کارروائی کرنے میں بہت دیر سے معلومات حاصل کرتے ہیں۔ اگر آپ اپنی ٹیم سے ایماندارانہ رائے چاہتے ہیں جبکہ یہ ابھی بھی دستیاب ہے، تو یہ تین وقت کے مسائل ہیں جن پر آپ کو توجہ دینے کی ضرورت ہے:

مشکل سوالات پوچھیں جب کہ منصوبے ابھی بھی تبدیل ہونے کے تابع ہیں۔

میرے ایک کلائنٹ کو اپنی تازہ ترین پروڈکٹ کے لانچ ہونے سے چند دن پہلے پتہ چلا کہ اس کی ٹیم ڈیڈ لائن کو پورا نہیں کر پائے گی۔ وہ جلد نہ بولنے پر مایوسی کے ساتھ ہمارے اجلاس میں آیا۔ میں نے اس سے پوچھا کہ اس نے لوگوں کو مطلع کرنے کا طریقہ بنانے کے لیے کیا کیا ہے کہ لانچ شیڈول سے پیچھے ہے۔

وہ چیک ان کر رہا تھا، لیکن سوال یہ تھا کہ کب؟ اس نے سائیکل میں دیر سے اپ ڈیٹ کے لیے کہا، اس کے بعد کہ منصوبہ پہلے سے طے ہو چکا تھا۔ کیونکہ یہ اس کی عادت تھی۔ اور اس نے جو کچھ سنا اسے قیمتی قیمت پر لے لیا کیونکہ یہ اس کی توقع کے مطابق تھا۔ ٹیم کے ارکان کو بحران پیدا ہونے سے پہلے خدشات کا اظہار کرنے کا کوئی دوسرا راستہ نہیں دیا گیا تھا۔

ہم نے اپنا چیک ان سائیکل تبدیل کر دیا ہے۔ اس نے جلد از جلد جانچ شروع کر دی، منصوبوں کو حتمی شکل دینے سے پہلے، یہ سمجھنا بند کر دیا کہ پراجیکٹس میں زیادہ وقت لگے گا، اور اس کے بجائے براہ راست براہ راست رپورٹیں طلب کر لیں۔

اس کے بعد سے ان کی زیادہ تر ریلیز وقت پر ہوئی ہیں۔ پیچھے رہ جانے والوں کے لیے، وہ تباہی کے لیے تیاری کرنے کے لیے کافی پہلے سے جانتا تھا۔

زیادہ اہم بات یہ ہے کہ اسے انتظامیہ اور صارفین کو مطلع کرنے کی ضرورت نہیں تھی کہ وہ دیر سے آئے گا، جس نے اسے سب سے زیادہ مایوس کیا۔

فیڈ بیک کو سال میں ایک بار نہ بنائیں۔

کچھ سال پہلے، میرے سپروائزر نے ہمارے محکمہ سے کہا کہ وہ ہمارے تمام ساتھی کارکنوں کے لیے ایک تحریری رائے کی مشق مکمل کرے۔ میں نے شرکت کرنے سے انکار کر دیا کیونکہ میں اس وقت دروازے سے باہر جا رہا تھا۔ جن لوگوں کو میں چھوڑ رہا تھا ان کے لیے رسمی رائے آخری ہفتے میں دی گئی تھی، لیکن ان کے لیے کچھ بھی نہیں بدلا تھا۔ میں یہ بھی نہیں چاہتا تھا کہ میرے بارے میں ان کا حتمی تاثر ان کے عملے کی فائل پر تنقید بن جائے۔

مشق معقول تھی۔ میرا مسئلہ ٹائمنگ کا تھا۔ کیونکہ میرے جانے کے بعد اس کے نتائج ہوں گے۔

سالانہ جائزے اور ایگزٹ سروے اسی طریقے سے کئے جاتے ہیں۔ اگر آپ ملازمین کے جون یا دسمبر میں اپنے فارم جمع کرانے تک انتظار کرتے ہیں، تو آپ کو صرف ان فیصلوں کا خلاصہ ملے گا جو لوگ پہلے ہی کر چکے ہیں اور آپ پالیسی کو تبدیل نہیں کر سکیں گے۔

آپ کو اپنے آپ سے پوچھنا ہوگا کہ کیا آپ نے جو کچھ سیکھا وہ اب بھی نتائج کو تبدیل کرے گا۔ اگر جواب نہیں ہے، تو آپ صرف ریکارڈ رکھیں۔

مسائل پیدا ہونے سے پہلے توقعات قائم کریں۔

ایک اور کلائنٹ کو کئی بار چیف انجینئر سے نائب صدر تک ترقی دی گئی۔ اس کے عنوانات بدلتے رہے، لیکن لوگ جس طرح سے اس کے ساتھ برتاؤ کرتے تھے وہی اس نے شروع کیا تھا۔ اس نے اسے سب سے زیادہ اس وقت محسوس کیا جب اس کے سابق ساتھی، جو اب اس کی براہ راست رپورٹس ہیں، اس کی بجائے اپنے اعلیٰ افسران سے سوال کرتے رہے۔

ہم نے فیصلہ کیا کہ اس کے لیے ہر اس شخص کے ساتھ براہ راست بات چیت کا سلسلہ بہتر ہوگا جو فی الحال اسے رپورٹ کرتا ہے۔ اس نے مندرجہ ذیل زبان میں کھولا: "میں جانتا ہوں کہ ہمارا کام کرنے والا رشتہ بدل گیا ہے، اس لیے مجھے آپ کو ایک ساتھی کے بجائے ایک مینیجر کے طور پر تاثرات دینے کی ضرورت ہے۔ آپ یہ تاثرات کیسے حاصل کرنا چاہیں گے؟”