ایک ہی مسائل کو بار بار حل کرنے سے کیسے بچیں۔

میں آپ کو ایک سادہ سی کہانی سناتا ہوں۔

1990 کی دہائی میں، ناروے میں ایک نیا شہر تھا جسے ایک امیر اولیگارچ نے بنایا تھا جس نے ایک نئی بستی بنانے اور وہاں رہنے کا فیصلہ کیا۔ گاؤں کے قائم ہونے کے بعد تقریباً پانچ سال تک وہاں کے گھروں میں آگ لگتی رہی۔ فائر فائٹرز آتے، آگ بجھاتے، گھر جاتے، اور کسی اور وقت واپس آتے۔ یہاں تک کہ انہوں نے مزید فائر فائٹرز کی خدمات حاصل کیں اور مزید آگ بجھائیں۔

اب یہ ٹھنڈا شہر تھا۔ ہر دوسرے دن آگ لگنا کوئی معنی نہیں رکھتا۔ ہر کوئی پوچھ رہا تھا، "ہم اس آگ کو بہتر طریقے سے کیسے بجھائیں گے؟” آخر میں، رہائشیوں میں سے ایک نے اشارہ کرتے ہوئے ایک اور سوال کیا: "یہ آگ کیوں لگتی رہتی ہے، اور ہم ان کو پہلے جگہ پر ہونے سے روکنے کے لیے کیا کر سکتے ہیں؟”

انہوں نے کیا دریافت کیا: قصبے کے معماروں نے کچن سمیت ہر کمرے کو ساؤنڈ پروف کرنے کے لیے اینٹوں کے اوپر ایک پتلا، انتہائی آتش گیر مواد استعمال کیا۔ ہر گھر کا ہر کچن بنیادی طور پر آگ لگنے کا انتظار کر رہا تھا۔ اس کا حل آسان تھا۔ خیال یہ تھا کہ ہر کچن میں گھس کر اس فرش کو ہٹا دیا جائے۔ انہوں نے ہر گھر میں ایسے آلات بھی نصب کیے ہیں جو دھوئیں کا پتہ لگتے ہی فائر ڈیپارٹمنٹ کو آگاہ کر دیتے ہیں۔ آج ہم اسے دھوئیں کے الارم کے طور پر جانتے ہیں۔

اصل وجہ کا پتہ لگانے کے بعد آگ مکمل طور پر رک گئی۔

یہ منظم سوچ ہے۔ فائر فائٹرز سخت محنت کر رہے تھے اور سوچ رہے تھے کہ وہ اسے مار رہے ہیں۔ لیکن قابل فکس سسٹم کے اندر سخت محنت کرنا کارگر نہیں ہے۔ ادراک کرنے والے لوگ فرق دیکھتے ہیں۔

کہانی فرضی ہے، لیکن آپ کو خلاصہ ملتا ہے۔

تو منظم سوچ کیا ہے؟

نظام سازی سوچ چیزوں کو الگ تھلگ واقعات کے بجائے نظام کے طور پر دیکھنے کی عادت ہے۔

یہ پوچھنے کے بجائے، "اب میں اس مسئلے کو کیسے حل کروں؟” پوچھیں، "کون سا عمل، ڈھانچہ، یا طریقہ کار ہمیں اس مسئلے کو بار بار اور کم کوشش کے ساتھ حل کرنے میں مدد کر سکتا ہے جب بھی یہ پیدا ہوتا ہے؟”

مثال کے طور پر، ایک عام سوچ والا شخص سست کسٹمر سپورٹ کو دیکھے گا اور کہے گا، "آئیے تیزی سے جواب دیں۔” سسٹمائزیشن کے مفکرین پوچھتے ہیں کہ سپورٹ سب سے پہلے کیوں سست ہے اور ٹیمپلیٹس، روٹنگ رولز، اور آٹومیشن بنائیں تاکہ رفتار خودکار ہو جائے اور زیادہ کوشش کرنے والے لوگوں پر انحصار نہ ہو۔

1. ہر چیز ایک عمل ہے۔

تمام بار بار نتائج، اچھے یا برے، ایک عمل کے نتیجے میں، چاہے ارادہ ہو یا نہ ہو۔ کیا آپ کے ملازمین ہمیشہ دیر سے آتے ہیں؟ کیا آپ کے گاہک ہمیشہ الجھن میں رہتے ہیں؟ کیا وہی کیڑے بار بار ہوتے ہیں؟ یہ شاید سسٹم کا مسئلہ ہے۔

زیادہ تر لوگوں کی جبلت لوگوں کو مورد الزام ٹھہرانا ہے۔ ایک تیز جبلت یہ ہے کہ یہ پوچھیں کہ کس نظام نے یہ نتائج پیدا کیے اور پھر نظام کو ٹھیک کیا۔

2. ایک ہی مسئلہ کو تین بار حل نہ کریں۔

اگر آپ نے تین دستی اصلاحات کی ہیں، تو یہ اس بات کی علامت ہے کہ آپ کو مستقل حل کی ضرورت ہے نہ کہ چوتھے دستی حل کی ضرورت ہے۔ اپنی یادداشت یا کسی کی مدد پر بھروسہ نہ کریں۔

میں نے کسی ایسے شخص سے بات کی جو میک ڈونلڈز میں کام کرتا تھا۔ پہلے دن وہ پہلے ہی برگر بنا رہا تھا حالانکہ اس نے پہلے کبھی نہیں پکایا تھا۔ میک ڈونلڈز باصلاحیت برگر بنانے والوں پر انحصار نہیں کرتا ہے۔ یہ سسٹمز اور سادہ چیک لسٹ پر انحصار کرتا ہے۔ نظام، لوگوں کی فطری صلاحیت نہیں، برگر تخلیق کرتا ہے۔ یہ سسٹمائزیشن ہے۔

3. تکرار باصلاحیت کو دھڑکتی ہے۔

ایک باصلاحیت نتیجہ ایک اوسط نتیجہ سے کم ہے جو ہر بار قابل اعتماد طور پر ہوتا ہے۔

کچھ سال پہلے، ہم شہر سے بہت دور رہ رہے تھے اور گھریلو ملازمہ تلاش کرنا تقریباً ناممکن تھا۔ وہاں کوئی پبلک ٹرانسپورٹ نہیں تھی، اور کوئی نوکرانی نہیں تھی جو ہر روز کام کرنے کے لیے Uber لے جاتی تھی۔ ان میں سے ہر ایک انٹرویو کے لیے آیا، دیکھا کہ کتنی دور ہے اور کبھی واپس نہیں آیا۔

پھر ایک عورت آئی، کام کرنے لگی، اور آتی جاتی رہی۔ وہ ڈرائیوروں سے بھرے ایک فیس بک گروپ میں گئی اور ایک معاہدے پر بات چیت کی۔ ایک ہی ڈرائیور، صبح اور شام، مقررہ ماہانہ فیس۔ اس نے مسائل کی نشاندہی کی، دوبارہ قابل حل حل بنائے اور ان پر عمل درآمد کیا۔ ہم نے اسے رکھا۔ ایسی سوچ وہی ہے جو مشکل حالات میں زندہ رہنے والوں کو ان لوگوں سے ممتاز کرتی ہے جو صرف شکایت کرتے ہیں۔

4. سوچیں ان پٹ → عمل → آؤٹ پٹ

جب کچھ غلط ہو جاتا ہے، صرف نتائج کو نہ دیکھیں۔ دوبارہ ٹریس کرنے کی کوشش کریں۔ کیا کوئی خراب ایپ کے جائزے ہیں؟ "صارف ناراض ہے” کے بجائے پوچھیں: اس مسئلے کی وجہ کیا ان پٹ ہے؟ عمل کہاں ناکام ہوا؟ کون سے اشارے یہ جلد ظاہر کر سکتے تھے؟ معلوم کریں کہ نظام کہاں خراب ہوا ہے، نہ صرف جہاں درد ظاہر ہوتا ہے.

5. مصروف نہ ہوں، مؤثر طریقے سے کام کریں۔

مصروف رہنے کا مطلب ہے ہمیشہ کچھ نہ کچھ کرنا۔ موثر ہونے کا مطلب یہ ہے کہ آپ جو کچھ کر رہے ہیں وہ کم سے کم وقت میں بہترین نتائج پیدا کرتا ہے۔

مثال کے طور پر، اگر آپ کے پاس جائزہ لینے کے لیے تقریباً 940 سافٹ ویئر پروگرام ہیں، تو آپ ایک دستاویز لکھ سکتے ہیں جس میں بتایا جائے کہ ان کا جائزہ کیسے لیا جائے گا اور ہر ایک کا جائزہ لینے کے لیے کسی کو تفویض کر سکتے ہیں۔ وہ شخص بہت مصروف ہو گا۔ اس کے بجائے، اسی دستاویز کا AI ٹیکنالوجی کے ذریعے 100 گنا زیادہ تیزی سے جائزہ لیا جا سکتا ہے، تفویض کردہ شخص صرف معیار کی یقین دہانی کے لیے شارٹ لسٹ کا دستی طور پر جائزہ لے گا۔

مصروف رہنا آپ کو نتیجہ خیز محسوس کرتا ہے، لیکن اگر آپ کے نتائج دن کے اختتام پر آپ کے وقت سے میل نہیں کھاتے ہیں تو وقت سے کوئی فرق نہیں پڑتا۔ بہت سی چیزیں جنہیں لوگ "محنت” کہتے ہیں دراصل صرف ناکارہ نظام ہیں جنہیں کوئی بھی ٹھیک کرنے کی زحمت نہیں کرتا۔ "زیادہ ہوشیاری سے کام کریں، زیادہ مشکل نہیں” ایک کلیچ ہے۔ کیونکہ یہ سچ ہے۔

سسٹمائزیشن کا مشکل حصہ

لوگ سمجھتے ہیں کہ نظام بنانے سے مسئلہ حل ہو جائے گا۔ ہر بار نہیں۔ نظام کو خود کو برقرار رکھنا، لاگو کرنا، نگرانی کرنا اور بہتر بنانا چاہیے۔ SOPs تنظیم کی سب سے عام شکل ہیں اور درحقیقت برقرار رکھنا مشکل ہے۔ آپ واقعی کچھ اچھا لکھیں گے اور اس سے آپ کو اچھا لگے گا۔ پھر، چھ ماہ بعد، آپ کو احساس ہوتا ہے کہ کوئی بھی اس کی پیروی نہیں کر رہا ہے، کسی نے اسے اپ ڈیٹ نہیں کیا ہے، اور آپ کی ٹیم خاموشی سے کام کر رہی ہے جس طرح آپ چاہتے ہیں۔

ایک ناقص ڈیزائن یا ناقص طور پر لاگو کیا گیا نظام کسی بھی نظام سے زیادہ کام کر سکتا ہے۔ اور ایسا نظام جو صرف دستاویزات میں موجود ہو جسے کوئی نہیں کھولتا وہ نظام نہیں ہے۔ یہ صرف لکھنا ہے۔

یہی وجہ ہے کہ ثقافت انفرادی نظام سے زیادہ اہم ہے۔ نظام سازی کے لیے فعال کارروائی کی ضرورت ہے۔ لوگوں کو کافی ہوشیار رہنے کی ضرورت ہے کہ وہ مسائل کی نشاندہی کرنے سے پہلے بحران بن جائیں، دیرپا حل تیار کریں، اور دستی طور پر دوبارہ پروسیسنگ کے آسان آپشن کی مزاحمت کریں۔

خلاصہ

ایک ہی مسئلہ کو تین بار سے زیادہ حل نہ کریں۔ اگر مسائل ہوتے رہتے ہیں، تو آپ کو نظام کو ٹھیک کرنے کی ضرورت ہے، نہ صرف علامات کو۔ ایسے عمل کی تعمیر کریں جو ناکامی کے ایک نقطہ کے بغیر کام کریں۔ اور یاد رکھیں، ایک نظام اتنا ہی اچھا ہے جتنا کہ ثقافت اسے برقرار رکھتی ہے۔

میں آپ کو ایک سادہ سی کہانی سناتا ہوں۔

1990 کی دہائی میں، ناروے میں ایک نیا شہر تھا جسے ایک امیر اولیگارچ نے بنایا تھا جس نے ایک نئی بستی بنانے اور وہاں رہنے کا فیصلہ کیا۔ گاؤں کے قائم ہونے کے بعد تقریباً پانچ سال تک وہاں کے گھروں میں آگ لگتی رہی۔ فائر فائٹرز آتے، آگ بجھاتے، گھر جاتے، اور کسی اور وقت واپس آتے۔ یہاں تک کہ انہوں نے مزید فائر فائٹرز کی خدمات حاصل کیں اور مزید آگ بجھائیں۔

اب یہ ٹھنڈا شہر تھا۔ ہر دوسرے دن آگ لگنا کوئی معنی نہیں رکھتا۔ ہر کوئی پوچھ رہا تھا، "ہم اس آگ کو بہتر طریقے سے کیسے بجھائیں گے؟” آخر میں، رہائشیوں میں سے ایک نے اشارہ کرتے ہوئے ایک اور سوال کیا: "یہ آگ کیوں لگتی رہتی ہے، اور ہم ان کو پہلے جگہ پر ہونے سے روکنے کے لیے کیا کر سکتے ہیں؟”