اس ہفتے کے آخر میں ٹیسٹ کرنے کے لیے ایکسل کے 5 وقت بچانے والے نکات (24-26 جولائی)

اس ہفتے کے آخر میں صحیح ایکسل ٹولز کو آزمانے کے لیے چند منٹ لگانے سے آپ کے آنے والے ہفتوں میں گھنٹوں کی بچت ہو سکتی ہے۔ یہ پانچ بلٹ ان خصوصیات عام مسائل کو حل کرتی ہیں جیسے کہ بہت بڑی ورک بک کے ذریعے سکرول کرنا، پیسٹ کیے گئے ڈیٹا کو منظم کرنا، اور مسئلہ سیلز تلاش کرنا، اس لیے آپ پیر کی صبح جانے کے لیے تیار ہو جائیں گے۔

نام کے باکس کا استعمال کرتے ہوئے بڑی ورک بک پر تشریف لے جائیں۔

ہزاروں قطاروں اور کالموں میں اسکرول نہ کریں۔

زیادہ تر لوگ جو ایکسل کا استعمال کرتے ہیں وہ گرڈ کے اوپری بائیں کونے میں نام کے باکس کو ایک سادہ حیثیت کے اشارے کے طور پر دیکھتے ہیں۔ درحقیقت، یہ بڑی ورک بکس کے لیے ایک فاسٹ ٹریک نیویگیشن بار کے طور پر بھی کام کرتا ہے۔

پچھلی قطار 50,000، آپ چھوٹے اسکرول بار تھمب نیل کو گھسیٹ کر براہ راست ہدف سیل تک جا سکتے ہیں بجائے اس کے کہ اس سے آگے بڑھیں۔ یہ ایک بہت بڑا وقت بچانے والا بھی ہے جب آپ کو سیکڑوں قطاریں منتخب کرنے کی ضرورت ہوتی ہے یا ورک بک کے اہم شعبوں بشمول دیگر ورک شیٹس کے درمیان تشریف لے جانے کے لیے نام کی حدود استعمال کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔

1. اندر کلک کریں۔ نام باکس یہ فارمولا بار کے بائیں طرف ہے۔

2. آپ کا ہدف سیل کوآرڈینیٹاس طرح A650دبائیں داخل کریں.

3. ٹائپ کرکے پورا علاقہ منتخب کریں: رینج کا حوالہ شب بخیر D2:J100 اور دبائیں داخل کریں.

4. اگلا پر کلک کریں۔ ڈراپ ڈاؤن تیر براہ راست کسی موجودہ ٹیبل یا نامزد رینج پر جائیں۔

خام نمبروں کو تیزی سے جوابات میں تبدیل کریں۔

خلاصہ آراء اور بصری رپورٹس کو شروع سے بنانے میں وقت اور صبر درکار ہوتا ہے۔ بلٹ ان ڈیٹا اینالیٹکس فعال شیٹس کو اسکین کرتا ہے اور خلاصے اور تصورات تیار کرتا ہے۔ یہ ٹول خاص طور پر اس وقت مفید ہے جب آپ کو ہزاروں قطاروں والی ایک غیر مانوس اسپریڈشیٹ وراثت میں ملتی ہے اور آپ کو رجحانات کو تیزی سے تلاش کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔

1. ورک شیٹ کھولیں اور اندر کہیں بھی کلک کریں۔ ڈیٹا ٹیبل.

2. ایکسل کے اپنے ورژن پر منحصر ہے، ہوم ٹیب پر جائیں اور ربن کے بالکل دائیں جانب ڈیٹا کا تجزیہ کریں پر کلک کریں۔

3. جانچنا تخلیق کردہ خلاصے، پیوٹ ٹیبلز اور چارٹس۔

4. اگلا پر کلک کریں۔ داخل کریں آپ بٹن پر کلک کر کے اپنی ورک شیٹ میں تجویز کردہ میزیں یا چارٹ شامل کر سکتے ہیں۔

بغیر کسی ناپسندیدہ فارمیٹنگ کے اقدار کو پیسٹ کرنے کے لیے Ctrl+Shift+V استعمال کریں۔

معیاری Ctrl+V شارٹ کٹ کا استعمال کرتے ہوئے ڈیٹا کو Excel میں چسپاں کرنے کے نتیجے میں اکثر فونٹس، عجیب پس منظر کے رنگ، اور غلط فارمیٹنگ ہوتی ہے۔ تاہم، Ctrl+Shift+V آپ کو صرف ڈیفالٹ اقدار کو پیسٹ کرنے دیتا ہے، لہذا آپ کو ڈیٹا کو دوبارہ فارمیٹ کرنے میں وقت ضائع کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔

یہ شارٹ کٹ روزمرہ کی پریشانیوں کو حل کرتے ہیں، جیسے گرے بیک گراؤنڈ باکس حاصل کیے بغیر ویب پیج سے ڈیٹا چسپاں کرنا، کسی ٹیبل کے فونٹ اسٹائل کو نقصان پہنچائے بغیر ای میل سے فہرست درآمد کرنا، یا غیر مطلوبہ حسابات سے گزرے بغیر کسی دوسری ورک بک سے اقدار کاپی کرنا۔

فرق دیکھنے کے لیے ایک ہی ڈیٹا کو دو بار پیسٹ کرنے کی کوشش کریں۔ ایک بار عام طور پر اور ایک بار صرف ویلیو شارٹ کٹ استعمال کرکے پیسٹ کرنے کی کوشش کریں۔

1. منتخب کریں اور کاپی کریں۔ ماخذ متن یا ڈیٹا استعمال کرتے ہوئے Ctrl+C.

2. آپ کا ہدف سیل ایکسل ورک شیٹ میں۔

3. پہلے Ctrl+V دیکھیں کہ ڈیٹا کو عام طور پر ایکسل میں کیسے پیسٹ کیا جاتا ہے۔ میری مثال میں، نام ایک چھوٹے فونٹ میں ظاہر ہوتا ہے، دو لائنوں میں لپیٹتا ہے، اور ورک شیٹ میں اضافی، ناپسندیدہ جگہ رکھتا ہے۔

4. اب اگلا پر کلک کریں۔ Ctrl+Z پیسٹ کو کالعدم کرنے کے لیے، اگلا دبائیں۔ Ctrl+Shift+V صرف اقدار کو پیسٹ کریں اور ورک شیٹ میں موجودہ فارمیٹنگ کو برقرار رکھیں۔

شیٹ میں دشواری والے سیلز تلاش کرنے کے لیے گو ٹو اسپیشل کا استعمال کریں۔

ہزاروں سیلز کو دستی طور پر تلاش کرنا بند کریں۔

ایک بڑی ورک شیٹ میں فارمولوں، ہارڈ کوڈ شدہ اقدار، یا سیل کی دیگر مخصوص اقسام کو تلاش کرنے میں توقع سے زیادہ وقت لگ سکتا ہے۔ اسپیشل پر جائیں فوری طور پر آپ کی پوری اسپریڈشیٹ میں مناسب سیلز تلاش کرتا اور منتخب کرتا ہے، سست دستی جائزوں کو تیز آڈٹ میں بدل دیتا ہے۔

گو ٹو اسپیشل کو کھولنے سے پہلے، وہ علاقہ منتخب کریں جسے آپ ایکسل میں چیک کرنا چاہتے ہیں۔ پوری ورک شیٹ کو تلاش کرنے کے لیے ایک سیل پر کلک کریں، یا ڈیٹا کے صرف ایک حصے کو تلاش کرنے کے لیے ایک مخصوص رینج کو نمایاں کریں۔ پھر:

1. دبائیں F5یا پر جائیں ہوم > تلاش کریں اور منتخب کریں > فیچرڈ پر جائیں۔.

2. اگر آپ نے دبایا F5کلک کریں خصوصی یہ پاپ اپ ونڈو کے نیچے ہے۔

3. براہ کرم کچھ مخصوص منتخب کریں۔ زمرہ جب آپ ان سیلز کو الگ کرنا چاہتے ہیں جن میں فارمولے، مستقل، یا ڈیٹا کی توثیق وغیرہ شامل ہوں۔

جب آپ کلک کریں۔ بہت اچھاشیٹ کے اندر تمام مماثل سیلز یا منتخب کردہ رینج کو ایک ہی وقت میں منتخب کرے گا۔ اس کے بعد آپ تمام آئٹمز پر ایک ہی فارمیٹنگ کا اطلاق کر سکتے ہیں۔ داخل کریں ہر منتخب سیل کو ایک ایک کرکے منتقل کرنے کے لیے، ایک بار قدر درج کریں۔ Ctrl+Enter تمام منتخب سیلز کو بیک وقت بھرتا ہے۔

ایک ہی فائل کے دو حصے دیکھنے کے لیے ایک نئی ونڈو کھولتا ہے۔

مسلسل آگے پیچھے اسکرول کیے بغیر دور سے شیٹس کا موازنہ کریں۔

الگ الگ ٹیبز یا دور دراز قطاروں کے درمیان کراس چیکنگ میں وقت لگتا ہے اور اکثر غلطیاں ہوتی ہیں۔ فعال فائل کے لیے دوسری ونڈو کھولنے کے لیے نئی ونڈو کی خصوصیت کا استعمال کریں، جس سے آپ ورک بک کی الگ الگ کاپیاں کھولے بغیر بیک وقت دو الگ الگ علاقے دیکھ سکتے ہیں۔

یہ ترتیب کاموں کو تبدیل کرتی ہے جیسے کہ سمری شیٹ کا اس کے پیچھے موجود خام ڈیٹا سے موازنہ کرنا۔ دوسری ونڈو میں خام ڈیٹا شیٹ میں فارمولہ ان پٹ کو سکرولنگ، فلٹرنگ یا چیک کرتے وقت آپ مرکزی سمری ٹیب کو مرئی رکھ سکتے ہیں۔

1. ورک بک میں آپ کو جائزہ لینے کی ضرورت ہے۔ دیکھیں ٹیگ

2. کلک کریں نئی ونڈو دستاویز کا ایک مطابقت پذیر منظر شروع کرتا ہے۔

3. دوسری ونڈو دوبارہ کھولنے کے بعد دیکھیں ٹیپ کریں، کلک کریں۔ تمام ترتیب دیںاور وہ لے آؤٹ منتخب کریں جو آپ کے ورک فلو کے مطابق ہو۔

   1. ٹائل اسکرین پر تمام کھلی ورک بک ونڈوز کو خودکار طور پر سیدھ میں لاتا ہے۔
   2. افقی دوسری کھڑکیوں کے اوپر کھڑکیوں کو اسٹیک کریں۔
   3. عمودی کھڑکیوں کو ساتھ ساتھ رکھیں۔ یہ عام طور پر ڈیٹا کا موازنہ کرنے کے لیے بہترین ہے۔
   4. ماتحتی کھڑکیوں کو پرت دیں تاکہ آپ ان کے درمیان تیزی سے سوئچ کر سکیں۔

4. ایک ونڈو میں ڈیٹا میں ترمیم کرنا تبدیلیاں خود بخود اپ ڈیٹ ہوجاتی ہیں۔ تمام کھلے نظاروں میں

5. جب یہ ختم ہو جائے، تمام اضافی کھڑکیاں بند کریں۔. بقیہ ونڈوز عام ورک بک منظر میں جاری رہتی ہیں۔

اپنے ایکسل ورک فلو کو بہتر بنانا جاری رکھیں۔

ایکسل کے وقت کی بچت کے ان نکات کو آزمانے کے بعد، گزشتہ ہفتے کے آخر میں ایکسل کی ایسی غیر معروف خصوصیات کے لیے دوبارہ چیک کرتے رہیں جو آپ نے ابھی تک دریافت نہیں کی ہوں گی۔ ایک ساتھ، یہ ٹولز آپ کو اسپریڈ شیٹس کے ذریعے تلاش کرنے میں کم وقت اور Excel میں شامل خصوصیات کا استعمال کرتے ہوئے کام کرنے میں زیادہ وقت لگانے میں مدد کرتے ہیں۔