کاروباری شراکت داروں کی طرف سے اظہار رائے ان کی اپنی ہوتی ہے۔
کلیدی ٹیک ویز
- صحیح اسپیکر کا انتخاب آپ کے ایونٹ کی کامیابی کے لیے اہم ہے، اور یہاں چھ سوالات ہیں جو آپ کو یہ فیصلہ کرنے میں مدد کر سکتے ہیں کہ آپ کیا چاہتے ہیں اور صحیح شخص کو کیسے تلاش کریں۔
- سپیکر کے فیصلے کے عمل سے اس طرح رجوع کریں جیسے آپ ملازمت کا فیصلہ کرتے ہیں۔ متعدد امکانات سے بات کریں، حوالہ جات کو کال کریں اور ان سے پچھلی تقریب کے نتائج کے بارے میں پوچھیں۔
پچھلے سال، ایک ٹیکنالوجی کمپنی کے ایک ایگزیکٹو نے پوچھا کہ کیا میں ایک ملازم ریسورس گروپ ایونٹ میں کلیدی خطاب دے سکتا ہوں۔ مجھے معلوم تھا کہ ایسے مقررین موجود ہیں جو خواتین کے پروگرام کے لیے زیادہ موزوں ہوں گے، اس لیے میں نے مہربانی کرکے موقع سے فائدہ اٹھایا اور اس کے بجائے کئی دوسرے نام بھیجے۔ میں ایک اتحادی تھا، لیکن میں اس مرحلے پر غلط شخص بھی تھا۔ ان کے سامعین کسی ایسے شخص کے مستحق تھے جو حقیقی تجربے سے بات کر سکے۔
میں نے ایمیزون، ہیولٹ پیکارڈ انٹرپرائز، لنکڈ اِن، اور ویب ایم ڈی جیسی تنظیموں کے لیے کام کی جگہ پر دماغی صحت، برن آؤٹ اور باؤنڈریز، کمیونیکیشن، اور تنازعات پر سیکڑوں کلیدی نوٹ، ورکشاپس، اور اعتکاف پیش کیے ہیں۔ لیکن میں اب بھی مقررین کی ایک چلتی ہوئی فہرست رکھتا ہوں جو میں منتظمین کو تجویز کرتا ہوں۔ کیونکہ صحیح بولنے والا سب کی بہتر خدمت کرتا ہے۔ مایوس کن سیشنوں کا نتیجہ عام طور پر غلط کمرے کے سامنے کھڑے ہونے والے عظیم اسپیکر سے ہوتا ہے۔
مندرجہ ذیل چھ سوالات آپ کو یہ فیصلہ کرنے میں مدد کریں گے کہ آپ اسپیکر میں اپنی سرمایہ کاری سے واقعی کیا حاصل کرنا چاہتے ہیں اور انہیں کیسے حاصل کیا جائے۔
1. لوگوں کے جانے کے بعد کیا بدلنا چاہیے؟
منتظمین عام طور پر ایک تھیم پر توجہ مرکوز کرکے ایونٹ کی منصوبہ بندی کا عمل شروع کرتے ہیں۔ میں اس سوال کے ساتھ شروع کرنا چاہتا ہوں کہ جب لوگ کمرہ چھوڑتے ہیں تو کیا بدلنا چاہیے۔
ایک اسپیکر جو میٹنگ کی پیشہ ورانہ مہارت کو بلند کرتا ہے وہ شخص ہونا ضروری نہیں ہے جو دوپہر کے کھانے کے بعد کمرے کو دوبارہ متحرک کرتا ہے۔ یہ اور بات ہے کہ اگر آپ مشیل اوباما جیسے مشہور ناموں سے رجسٹریشن حاصل کرنا چاہتے ہیں اور ورکشاپس چلانا چاہتے ہیں جو مینیجرز کو ملازم کی ذہنی صحت کے لیے عملی ٹولز فراہم کرتے ہیں۔
مخصوص مقررین کو شارٹ لسٹ کرنے سے پہلے، درج ذیل سوالات کے جواب دیں:
- آپ کیا چاہتے ہیں کہ شرکاء آپ کا سیشن چھوڑنے کے بعد مختلف طریقے سے کریں؟
- کیا آپ بورڈ روم کو متاثر کرنے، کچھ نیا سکھانے، یا لوگوں کے کام کرنے کا طریقہ بدلنا چاہتے ہیں؟
- کیا اس سیشن کا مقصد رجسٹریشن چلانا ہے، یا یہ ان لوگوں کے لیے ہے جو پہلے سے شرکت کر رہے ہیں؟
جب میں منتظمین سے پوچھتا ہوں کہ کامیابی کیسی نظر آتی ہے اور گفتگو خاموش ہو جاتی ہے، تو مجھے عام طور پر معلوم ہوتا ہے کہ وہ ابھی تک اسپیکر بک کرنے کے لیے تیار نہیں ہیں۔
2. اس سامعین کو کس قسم کے اسپیکر کی ضرورت ہے؟
کیا آپ زندہ تجربہ، علمی گہرائی، یا کوئی ایسا شخص چاہتے ہیں جو ہر روز کام کرتا ہو؟ تین مختلف اسپیکر ہیں، لیکن منتظمین ان کو قابل تبادلہ سمجھتے ہیں۔
میں نے ایک بار ایک یونیورسٹی میں ایک لیکچر دیا اور پتہ چلا کہ سامعین واقعی سیکھنا چاہتے ہیں۔ وہ تھیوری اور ہم مرتبہ نظرثانی شدہ تحقیق کے لیے آئے تھے، اور میں نے اوزاروں اور مشقوں سے لیس ایک پریکٹیشنر کے طور پر دکھایا۔ 10 منٹ کے اندر میں سمجھ گیا کہ میری پیشکش وہ نہیں تھی جس کی وہ توقع کرتے تھے۔
یہی خیال تنوع پر بھی لاگو ہوتا ہے۔ میں نے تقریب میں بولنے والے ہر میزبان سے پوچھا، اور ان سب نے ان پینلز پر بیٹھنے کی دعوتوں کو مسترد کر دیا جو سفید اور تمام مرد تھے۔ میرا ماننا ہے کہ آپ کی تقریر سامعین کو ان کے سامنے کی عکاسی کرنی چاہیے۔
3. لیکچر فیس میں کیا اخراجات شامل ہیں؟
بولنے کی فیس عام طور پر ایک معمولی اعزازیہ سے لے کر چھ اعداد تک ہوتی ہے۔ اگرچہ جو کچھ احاطہ کیا جاتا ہے وہ باہر سے شاذ و نادر ہی ظاہر ہوتا ہے، اس میں عام طور پر ایونٹ سے پہلے کی کالیں، ان کالوں کو حقیقی سیشنز میں تبدیل کرنے کے لیے ڈیزائن کا کام، اور دن اور بعد کی رپورٹنگ شامل ہوتی ہے۔ میں سفر کے دنوں کو کام کے دن بھی سمجھتا ہوں۔ یہ خاص طور پر ملٹی ڈے آف سائٹس یا لیڈر شپ ریٹریٹس کے لیے درست ہے۔
آپ کے مقررین کی ساکھ بھی اس بات کا حصہ ہے کہ آپ کے ایونٹ کی مارکیٹنگ کیسے کی جاتی ہے۔ شرکاء نے کہا کہ انہوں نے میٹنگ کے لئے سائن اپ کیا کیونکہ انہوں نے ایجنڈے میں میرا نام دیکھا۔ HR رہنما جن کے پیشہ ورانہ ترقیاتی بجٹ انہیں سال میں ایک بار کانفرنسوں میں شرکت کرنے کی اجازت دیتے ہیں وہ مقررین کی فہرست کی بنیاد پر باقاعدگی سے انتخاب کرتے ہیں۔
بہر حال، منتظمین مقررین کا انتخاب کرتے وقت عوامی مرئیت پر بہت زیادہ انحصار کرتے ہیں۔ ایک بڑے سوشل میڈیا کی پیروی صرف آپ کو یہ بتاتی ہے کہ کوئی آپ کو فروغ دے سکتا ہے، جو 90 منٹ تک کمرے کی توجہ برقرار رکھنے سے بہت مختلف ہنر ہے۔ سب سے زیادہ فروخت ہونے والی کتابیں صرف انہیں بتائیں کہ وہ لکھ سکتے ہیں۔ یہ آپ کو یہ بھی نہیں بتاتا کہ پیش کنندہ غیر متوقع سوالات کو کیسے ہینڈل کرتا ہے۔
4. ان میں سے کتنے سیشن ہمارے لیے بنائے گئے ہیں؟
ایک بار، میں ایک انڈسٹری کانفرنس میں سامعین میں بیٹھا ہوا تھا، اور میں نے محسوس کیا کہ کلیدی اسپیکر بالکل وہی تقریر کر رہے تھے جو انہوں نے ایک اور تقریب میں دی تھی جس میں میں نے شرکت کی تھی۔ درحقیقت، جس کو میں جانتا ہوں اس نے مجھ سے جھک کر اس کا ذکر کیا۔
فرسودہ یا غیر متعلقہ مواد سے بچنے کے لیے، پوچھیں کہ اسپیکر کی تخصیص کے عمل میں اصل میں کیا شامل ہے۔ لوگو کو ڈیک پر رکھنا مواد کو ہدف بنانے سے مختلف ہے۔ انہیں یہ سمجھنے کی ضرورت ہے کہ آپ اصل میں کیا چاہتے ہیں۔ میں نے ایک بار ایک انٹرپرائز سافٹ ویئر کمپنی میں لوگوں کی ٹیم کے لیے تنازعات کی انوینٹری ورکشاپ ڈیزائن کی اور پھر ایک پری کال پر احساس ہوا کہ وہ نہیں چاہتے کہ میں تنازعات کی تربیت حاصل کروں۔ بلکہ وہ مجھے خود تربیت دینے کے لیے تیار کرنا چاہتے تھے۔ اسے وقت سے پہلے سمجھنے سے مجھے پوری تعمیر کو دوبارہ ترتیب دینے میں مدد ملی، واک تھرو سے لے کر سہولت کار نوٹس تک۔
5. جب سیشن شروع نہیں ہوتا ہے تو میں کیسے موافقت کروں؟
ایک اور بار، باؤنڈریز اور سیلف مینیجمنٹ پر ورکشاپ کے سیشن کے دوران، جب مندوبین اپنی سرگرمیاں شروع کرنے والے تھے، سامعین کے تاثرات نے تجویز کیا کہ وہ نہیں جانتے تھے کہ کس طرح ترجیح دی جائے۔ جب آپ کاموں کو اس وقت تک نہیں سونپ سکتے جب تک کہ آپ کو معلوم نہ ہو کہ کون سے کام سب سے اہم ہیں تو آپ کس طرح تفویض کرتے ہیں؟
تو ہم رک گئے۔ میں نے سلائیڈز کو ایک طرف رکھ دیا، ایک فلپ چارٹ اور مارکر اٹھائے، اور موقع پر ایک ترجیحی مشق بنائی۔ ہم بعد میں وفد کے پاس واپس آئے اور اترے کیونکہ ہم نے رکاوٹیں دور کر دی تھیں۔
کمرے میں کیا ہو رہا ہے اس سے قطع نظر بہت سے مقررین ڈیک پر مسلسل کلک کر رہے ہیں۔ یہ ایک بڑے کلیدی سامعین کے لیے کام کر سکتا ہے، لیکن ٹریننگ سیشنز میں مینیجرز اور ایگزیکٹوز اس وقت دیکھیں گے جب سہولت کار صرف اسکرپٹ فراہم کر رہا ہے اور ان کی ضروریات کو پورا نہیں کر رہا ہے۔
یہ پہلے سے جاننا مشکل ہے کہ آیا ایک ممکنہ پیش کنندہ پرواز پر اپنانے کے قابل ہو جائے گا۔ لہذا، ایک باب سے آگے دیکھنا، حوالہ جات کی جانچ کرنا، اور ماضی کی پیشکشوں کی پوری لمبائی والی ویڈیوز دیکھنا ضروری ہے۔
6. کیلنڈر پر کتنا وقت باقی ہے؟
باصلاحیت مقررین سال بھر اپنے کیلنڈر بھرتے ہیں، اس لیے دیر سے بکنگ ان لوگوں کے لیے اختیارات کو محدود کر دے گی جو دستیاب ہیں۔ جتنی جلدی ممکن ہو اسپیکر کی تلاش شروع کریں۔ یہ آپ کو سفر کی اچھی قیمتیں حاصل کرنے اور کال پلانز میں حصہ لینے کی اجازت دیتا ہے جہاں ماہرین آپ کی ضروریات کے مطابق مواد تیار کرنے میں آپ کی مدد کریں گے۔
بلاشبہ، آپ کے پاس ہمیشہ آگے کی منصوبہ بندی کرنے کے لیے کافی وقت نہیں ہوتا ہے، لیکن مواد پر اپنے پیش کنندہ کے ساتھ مل کر کام کرنے سے آپ کو بہتر فیصلے کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔ ایک بار میں نے 2 ہفتوں سے بھی کم وقت کے لیڈ ٹائم کے ساتھ بکنگ قبول کی، لیکن یہ اچھی رہی کیونکہ میں دستیاب چیزوں کے بارے میں ایماندار تھا۔
اگر آپ کا شیڈول سخت ہے، تو آپ ورچوئل سیشن کی میزبانی پر بھی غور کر سکتے ہیں۔ اس سے آپشنز کھل جاتے ہیں۔ لیکن میں واقعی میں اسپیکر پر دباؤ ڈالنا چاہتا ہوں کہ آیا وہ واقعی لوگوں کو دور سے مشغول کر سکتا ہے۔ بصورت دیگر، حاضرین آپ کے ایونٹ کا تجربہ اپنے کیلنڈر پر صرف ایک اور میٹنگ کے طور پر کریں گے۔
پیشہ ور مقررین کی خدمات حاصل کرنے کے بارے میں حتمی خیالات
جن منصوبہ سازوں کی میں سب سے زیادہ تعریف کرتا ہوں وہ اس عمل سے اس طرح رجوع کرتے ہیں جیسے کہ وہ ملازمت کا فیصلہ کر رہے ہوں۔ وہ ایک کو منتخب کرنے سے پہلے کئی امکانات سے بات کرتے ہیں۔ انہیں حوالہ جات کہا جاتا ہے۔ گواہی پر بھروسہ کرنے کے بجائے، وہ پوچھتے ہیں کہ اس شخص کی آخری تقریر کے پوسٹ مارٹم ڈیٹا نے اصل میں کیا کہا۔ جب اس طرح رجوع کیا جائے تو کچھ لوگ یہ نتیجہ اخذ کرتے ہیں کہ بیرونی اسپیکر کی بالکل ضرورت نہیں ہے، جو درست جواب ہو سکتا ہے۔
دستخط کرنے سے پہلے اوپر دیے گئے سوالات کے جواب دینے سے یہ یقینی ہو جائے گا کہ ہم بخوبی جانتے ہیں کہ آپ کس کی بکنگ کر رہے ہیں اور آپ کیا بک کر رہے ہیں۔ ایسا کرنے سے یہ یقینی ہو جائے گا کہ آپ کے سامعین کو نتیجہ خیز اور دل چسپ تجربہ حاصل ہے۔ یاد رکھیں، آپ کے پاس یہ ہے!
کلیدی ٹیک ویز
- صحیح اسپیکر کا انتخاب آپ کے ایونٹ کی کامیابی کے لیے اہم ہے، اور یہاں چھ سوالات ہیں جو آپ کو یہ فیصلہ کرنے میں مدد کر سکتے ہیں کہ آپ کیا چاہتے ہیں اور صحیح شخص کو کیسے تلاش کریں۔
- سپیکر کے فیصلے کے عمل سے اس طرح رجوع کریں جیسے آپ ملازمت کا فیصلہ کرتے ہیں۔ متعدد امکانات سے بات کریں، حوالہ جات کو کال کریں اور ان سے پچھلی تقریب کے نتائج کے بارے میں پوچھیں۔
پچھلے سال، ایک ٹیکنالوجی کمپنی کے ایک ایگزیکٹو نے پوچھا کہ کیا میں ایک ملازم ریسورس گروپ ایونٹ میں کلیدی خطاب دے سکتا ہوں۔ مجھے معلوم تھا کہ ایسے مقررین موجود ہیں جو خواتین کے پروگرام کے لیے زیادہ موزوں ہوں گے، اس لیے میں نے مہربانی کرکے موقع سے فائدہ اٹھایا اور اس کے بجائے کئی دوسرے نام بھیجے۔ میں ایک اتحادی تھا، لیکن میں اس مرحلے پر غلط شخص بھی تھا۔ ان کے سامعین کسی ایسے شخص کے مستحق تھے جو حقیقی تجربے سے بات کر سکے۔
میں نے ایمیزون، ہیولٹ پیکارڈ انٹرپرائز، لنکڈ اِن، اور ویب ایم ڈی جیسی تنظیموں کے لیے کام کی جگہ پر دماغی صحت، برن آؤٹ اور باؤنڈریز، کمیونیکیشن، اور تنازعات پر سیکڑوں کلیدی نوٹ، ورکشاپس، اور اعتکاف پیش کیے ہیں۔ لیکن میں اب بھی مقررین کی ایک چلتی ہوئی فہرست رکھتا ہوں جو میں منتظمین کو تجویز کرتا ہوں۔ کیونکہ صحیح بولنے والا سب کی بہتر خدمت کرتا ہے۔ مایوس کن سیشنوں کا نتیجہ عام طور پر غلط کمرے کے سامنے کھڑے ہونے والے عظیم اسپیکر سے ہوتا ہے۔
مندرجہ ذیل چھ سوالات آپ کو یہ فیصلہ کرنے میں مدد کریں گے کہ آپ اسپیکر میں اپنی سرمایہ کاری سے واقعی کیا حاصل کرنا چاہتے ہیں اور انہیں کیسے حاصل کیا جائے۔