پوشیدہ قواعد کیوں کوئی نہیں بناتا آپ کی کمپنی کو برباد کر رہے ہیں۔

ہر کامیاب کاروبار کا انحصار پالیسیوں اور طریقہ کار پر ہوتا ہے۔ پالیسیاں اور طریقہ کار مستقل مزاجی پیدا کرتے ہیں، معیار کو بہتر بناتے ہیں اور تنظیم کو متحد سمت میں لے جاتے ہیں۔

اس وجہ سے، زیادہ تر کامیاب کمپنیوں کے پاس پالیسی اور طریقہ کار کے دستورالعمل اور دیگر تحریری پالیسیاں ہوتی ہیں۔ ان کے بغیر، کاروبار بڑھتے ہی الجھن اور متضاد ہو جائیں گے۔ تاہم، جان بوجھ کر بنائے گئے نظاموں اور نظاموں کے درمیان اہم فرق موجود ہیں جو وقت کے ساتھ ساتھ تیار ہوتے ہیں۔

وہ پالیسیاں جو کاروبار کے لیے سب سے زیادہ نقصان دہ ہوتی ہیں اکثر وہ ہوتی ہیں جو حقیقت میں کبھی نہیں بنائی گئی تھیں۔

یہ کہا جا سکتا ہے۔ قوانین بنائے گئے – ایک غیر تحریری عمل جو مالکان، افسران، یا اتھارٹی میں موجود کسی کی طرف سے منظور نہ ہونے کے باوجود آہستہ آہستہ سرکاری پالیسی کے طور پر قبول ہو جاتا ہے۔ وہ خاموشی سے اور آہستہ آہستہ ظاہر ہوتے ہیں۔ ملازمین فرض کرتے ہیں کہ ہر حالت میں کسی چیز کی ضرورت ہوتی ہے۔ دوسرے ملازمین رویے کا مشاہدہ کرتے ہیں اور اسے دہراتے ہیں۔ جلد ہی، پورا محکمہ سوچتا ہے کہ یہ عمل لازمی پالیسی ہے، جب کہ حقیقت میں ایسا بالکل نہیں ہے۔

جیسے جیسے آپ کی تنظیم بڑھتی ہے، یہ غیر رسمی اصول بھی بڑھ سکتے ہیں۔ ہر ایک اپنے طور پر معمولی معلوم ہو سکتا ہے، لیکن مل کر وہ قانون پسندی کی ایک پرت بناتے ہیں جو فیصلہ سازی میں تاخیر کرتی ہے، ملازمین کو مایوس کرتی ہے، کسٹمر سروس میں تاخیر کرتی ہے، اور خاموشی سے ترقی کو محدود کرتی ہے۔ آپ اپنے ملازمین کو بہت سے سخت قوانین بنا کر بھی پریشان کر سکتے ہیں جو انہیں محدود محسوس کرتے ہیں۔ فروخت میں کمی یا بڑھتے ہوئے اخراجات جیسے واضح مسائل کے برعکس، یہ داخلی پالیسیاں اور طریقہ کار مالی بیانات میں شاذ و نادر ہی نظر آتے ہیں۔ لیکن اثر بہت زیادہ ہو سکتا ہے.

اچھے ارادے برے عمل پیدا کر سکتے ہیں۔

سب سے بڑے چیلنجوں میں سے ایک یہ ہے کہ یہ اصول اکثر نیک نیتی سے آتے ہیں۔ ملازمین غلطیوں سے بچنا چاہتے ہیں، اس لیے وہ حالات کو خود کو دہرانے سے روکنے کے لیے سخت قوانین کا اضافہ کرتے ہیں۔ دوسری بار، کسی کو ایک غیر معمولی صورت حال کا سامنا کرنا پڑتا ہے اور اس استثنا کو معیاری طریقہ کار کے طور پر سنبھالنا شروع کر دیتا ہے۔ وقت گزرنے کے ساتھ، الگ تھلگ واقعات مستقل اصول بن جاتے ہیں جو کمپنی کو مدد کرنے کے بجائے نقصان پہنچاتے ہیں۔

مسئلہ یہ ہے کہ کمپنیاں ایک انوکھی صورت حال کی وجہ سے شاذ و نادر ہی شکار ہوتی ہیں۔ اس کے بجائے، سینکڑوں چھوٹے، غیر ضروری اصول مہینوں اور سالوں میں جمع ہو جاتے ہیں۔ ہر اضافی ای میل، منظوری، دستخط، یا تصدیق میں صرف ایک یا دو منٹ کا اضافہ ہوتا ہے۔ جب آپ اکیلے کھڑے ہوتے ہیں تو یہ کوئی بڑی بات نہیں لگتی۔ لیکن جب آپ ان اوقات کو اجتماعی طور پر دیکھتے ہیں، تو آپ کی تنظیم میں پیداواری، آمدنی یا کارکردگی میں گھنٹے، دن، اور یہاں تک کہ ہفتے ضائع ہو جاتے ہیں۔

تصور کریں کہ ملازمین کو کام شروع کرنے سے پہلے اندرونی تصدیق کا انتظار کرنا پڑے گا، یہاں تک کہ جب وہ تمام معلومات جو انہیں آگے بڑھنے کی ضرورت ہے وہ پہلے سے ہی دستیاب ہو۔ شاید کسی مالک، سی ای او یا سینئر لیڈر کو اس انتظار کی مدت کی ضرورت نہیں ہوگی۔ یہ صرف "جس طرح سے ہم نے ہمیشہ کیا ہے۔” جب یہ تاخیر ایک سے زیادہ ملازمین کے لیے ہفتے میں درجنوں بار ہوتی ہے، تو تنظیم ملازمین کو پیدا کرنے کے بجائے انتظار کے لیے ادائیگی کرنا شروع کر دیتی ہے۔ صارفین سست سروس کا تجربہ کرتے ہیں، منافع میں کمی آتی ہے، اور ایگزیکٹوز حیران ہوتے ہیں کہ زیادہ لوگوں کی خدمات حاصل کرنے کے باوجود ان کا کاروبار کیوں کم موثر ہوتا جا رہا ہے۔

ترقی اکثر زیادہ سرخ ٹیپ لاتا ہے

یہ صورت حال بڑھتی ہوئی کمپنیوں میں اور بھی زیادہ واضح ہے۔ سٹارٹ اپ اکثر تیزی سے آگے بڑھتے ہیں کیونکہ مواصلت آسان ہے اور فیصلے بہت کم لوگ کرتے ہیں۔ تاہم، جیسا کہ ہیڈ کاؤنٹ میں اضافہ ہوتا ہے، درمیانی سے نچلی سطح کے ملازمین کے لیے مزید منظوری، مزید میٹنگز، مزید دستاویزات، اور مزید چیک پوائنٹس شامل کرنے کا فطری لالچ ہے۔ اگرچہ ان میں سے کچھ اضافے ضروری ہیں، لیکن زیادہ تر کاروبار میں مجموعی طور پر سوچی سمجھی بہتری کے بجائے الگ تھلگ حالات پر ردعمل ہیں۔

وقت گزرنے کے ساتھ، ملازمین توجہ کو فضیلت کے ساتھ الجھانے لگتے ہیں۔ یہ پوچھنے کے بجائے کہ "اس کو حاصل کرنے کا بہترین طریقہ کیا ہے؟” وہ پوچھنے لگتے ہیں، "تنقید سے بچنے کا سب سے محفوظ طریقہ کیا ہے؟” یہ بنیادی طور پر مختلف سوالات ہیں۔ پہلا جدت اور کارکردگی کی حوصلہ افزائی کرتا ہے۔ دوسرا اکثر خود کو بچانے کی خواہش ہوتی ہے، جو افسر شاہی اور نوکر شاہی کی طرف لے جاتی ہے۔

بنائے جانے والے قوانین کا شاید سب سے خطرناک پہلو یہ ہے کہ ان کے لیے کسی کو جوابدہ نہیں ٹھہرایا جاتا۔ جب آپ ملازمین سے پوچھتے ہیں کہ وہ ایک مخصوص طریقہ کار کی پیروی کیوں کرتے ہیں، تو وہ عام طور پر کہتے ہیں، "ہم نے ہمیشہ یہی کیا ہے۔” یا "میں نے سوچا کہ یہ کمپنی کی پالیسی ہے،” واقف جواب آتا ہے۔ اگر آپ سوالات پوچھتے رہتے ہیں، تو یہ اکثر واضح ہو جاتا ہے کہ کسی کو نہیں معلوم ہوگا کہ قواعد کب شروع ہوئے یا کس نے انہیں منظور کیا۔ اس عمل نے بس اپنی زندگی گزاری۔

تمام غیر دستاویزی عمل کو چیلنج کریں۔

کاروباری مالکان کو اپنی تنظیموں کا باقاعدگی سے تازہ آنکھوں سے معائنہ کرنے کی ضرورت ہے۔ ملازمین سے یہ پوچھنے کے بجائے کہ کیا وہ طریقہ کار پر عمل کر رہے ہیں، رہنماؤں کو یہ پوچھنا چاہیے کہ طریقہ کار پہلے کیوں موجود ہیں اور کس نے انہیں منظور کیا۔ ہر تکراری عمل کا ایک واضح مقصد ہونا چاہیے۔ اگر کوئی یہ نہیں بتا سکتا کہ کوئی خاص قدم کیوں ضروری ہے، تو یہ احتیاط سے تفتیش کرنے کے قابل ہے۔ بہت سے معاملات میں، غیر تحریری قواعد کو مسترد اور ہٹا دیا جانا چاہئے.

ایک مؤثر مشق یہ ہے کہ مینیجرز سے ان سب سے بڑی رکاوٹوں کی نشاندہی کریں جو ان کی ٹیموں کو ہر روز سست کرتی ہیں۔ ان کے جوابات اکثر ظاہر ہوتے ہیں۔ یہاں تک کہ جب ملازمین سخت محنت کرتے ہیں، وہ شاذ و نادر ہی مایوس ہوتے ہیں۔ وہ روکے جانے والی تاخیر سے مایوسی محسوس کرتے ہیں، جیسے کہ منظوری کا انتظار کرنا، معلومات کا پتہ لگانا، کام کی نقل بنانا، یا ایسے طریقہ کار پر عمل کرنا جو اب کوئی معنی خیز مقصد کی تکمیل نہیں کرتے۔ یہ رکاوٹیں گاہکوں یا ملازمین کے لیے اضافی قدر پیدا کیے بغیر وقت ضائع کرتی ہیں۔

یہ جاننا بھی ضروری ہے کہ غیر ضروری اصولوں کو ہٹانے کا مطلب معیار کو کم کرنا نہیں ہے۔ اعلی کارکردگی کا مظاہرہ کرنے والی تنظیموں کے لیے جوابدہی، کوالٹی کنٹرول، اور سوچے سمجھے عمل بالکل ضروری ہیں۔ مقصد ساخت کو ختم کرنا نہیں ہے۔ مقصد بیوروکریٹک عمل کو ختم کرنا ہے جو نتائج کو بہتر بنائے بغیر پیچیدگیوں میں اضافہ کرتے ہیں۔ ہر پالیسی کو خطرے کو کم کرنا، معیار کو بہتر بنانا، کسٹمر کے تجربے کو بہتر بنانا، یا کارکردگی میں اضافہ کرنا چاہیے۔ اگر یہ ان اہداف میں سے کسی کو حاصل کرنے میں ناکام رہتا ہے یا اس کی مدد سے زیادہ مسائل کا باعث بنتا ہے، تو یہ سوال کرنا مناسب ہے کہ آیا اسے جاری رہنا چاہیے۔

رفتار مسابقتی ہے۔

کاروباری رہنما اکثر زیادہ آمدنی پیدا کرنے پر بہت زیادہ توانائی مرکوز کرتے ہیں۔ وہ ترقی کو تیز کرنے کے لیے اشتہارات، مارکیٹنگ، بھرتی اور ٹیکنالوجی میں سرمایہ کاری کرتے ہیں۔ تاہم، وہ بعض اوقات ان آپریشنل چیلنجوں کو نظر انداز کر دیتے ہیں جو ان کی اپنی تنظیموں میں پیدا ہوتے ہیں۔ کاروبار نئے گاہکوں کو اپنی طرف متوجہ کرنے کے لیے لاکھوں ڈالر خرچ کرتے ہیں، جبکہ غیر ضروری اندرونی عمل ان صارفین کے لیے تجربے کو سست کر سکتے ہیں۔ رگڑ کو ختم کرنا کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے اکثر سستا اور سب سے زیادہ منافع بخش طریقوں میں سے ایک ہوتا ہے۔

آج کے مسابقتی ماحول میں، رفتار ایک معنی خیز تفریق بن گئی ہے۔ صارفین کے پاس پہلے سے کہیں زیادہ انتخاب ہیں اور تیزی سے فوری جوابات، موثر سروس، اور سادہ تعاملات کی توقع کرتے ہیں۔ غیر ضروری تاخیر کو ختم کرنے والی تنظیمیں کسٹمر کے حصول پر اضافی رقم خرچ کیے بغیر بہتر تجربات فراہم کرنے کی پوزیشن میں ہیں۔

بہترین رہنما سمجھتے ہیں کہ ان کا کردار محض نئی پالیسیاں بنانا نہیں ہے۔ یہ موجودہ مفروضوں کو بھی چیلنج کرتا ہے۔ وہ تسلیم کرتے ہیں کہ ہر عمل کو جاری رہنے کا حق حاصل کرنا چاہیے اور اسے پالیسی کے طور پر قرار نہیں دیا جانا چاہیے جب تک کہ کمپنی کی طرف سے خاص طور پر منظوری نہ دی جائے۔ جیسے جیسے آپ کا کاروبار تیار ہوتا ہے، وہ عمل جو کبھی مکمل طور پر سمجھے جاتے تھے پرانے ہو سکتے ہیں۔ اس پر نظر ثانی کرنے میں ناکامی کے نتیجے میں کل کے حل کل کی رکاوٹیں بن سکتے ہیں۔

غیر ضروری قوانین کو ہٹا دیں۔

تمام تنظیمیں وقت کے ساتھ غیر تحریری قواعد جمع کرتی ہیں۔ میٹنگز میں زیادہ وقت لگ رہا ہے، مزید منظوری درکار ہے، اور ورک فلو مزید پیچیدہ ہوتے جا رہے ہیں۔ بغیر جانچ پڑتال کے، یہ تبدیلیاں بتدریج اس چستی کو کم کر دیں گی جو ایک بار ترقی کو ہوا دیتی تھی۔ کامیاب کمپنیاں تسلیم کرتی ہیں کہ آپریشنل فضیلت کو برقرار رکھنے کے لیے باقاعدہ آڈٹ اور ان مضمر قوانین کو ختم کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ جس طرح کاروبار باقاعدگی سے اپنی لاگت، مارکیٹنگ کی کوششوں اور مالی کارکردگی کا جائزہ لیتے ہیں، اسی طرح انہیں ان قوانین کا بھی جائزہ لینا چاہیے جو ان کے ملازمین روزانہ کی بنیاد پر بناتے ہیں یا ان کی پیروی کرتے ہیں۔

پائیدار ترقی محض زیادہ محنت کرنے یا زیادہ لوگوں کو ملازمت دینے سے حاصل نہیں ہوتی۔ یہ ایک ایسی تنظیم بنا کر حاصل کیا جاتا ہے جہاں باصلاحیت ملازمین غیر ضروری بیوروکریسی کے ہاتھوں روکے بغیر بامعنی کام کر سکیں۔ وہ کمپنیاں جو مستقل طور پر اپنے حریفوں کو پیچھے چھوڑتی ہیں وہ اکثر وہ نہیں ہوتی ہیں جو انتہائی نفیس نظام رکھتی ہیں۔ یہ وہ لوگ ہیں جو ان سسٹمز کو ہٹانے کے لیے کافی تربیت یافتہ ہیں جو اب ان کے مقصد کو پورا نہیں کرتے ہیں۔

بعض اوقات ایک لیڈر جو سب سے بڑی بہتری لا سکتا ہے وہ دوسری پالیسی متعارف نہ کروانا ہے۔ یہ غیر تحریری قواعد کو ہٹانے کے بارے میں ہے جو پہلے منظور نہیں ہوئے تھے۔

ہر کامیاب کاروبار کا انحصار پالیسیوں اور طریقہ کار پر ہوتا ہے۔ پالیسیاں اور طریقہ کار مستقل مزاجی پیدا کرتے ہیں، معیار کو بہتر بناتے ہیں اور تنظیم کو متحد سمت میں لے جاتے ہیں۔

اس وجہ سے، زیادہ تر کامیاب کمپنیوں کے پاس پالیسی اور طریقہ کار کے دستورالعمل اور دیگر تحریری پالیسیاں ہوتی ہیں۔ ان کے بغیر، کاروبار بڑھتے ہی الجھن اور متضاد ہو جائیں گے۔ تاہم، جان بوجھ کر بنائے گئے نظاموں اور نظاموں کے درمیان اہم فرق موجود ہیں جو وقت کے ساتھ ساتھ تیار ہوتے ہیں۔

وہ پالیسیاں جو کاروبار کے لیے سب سے زیادہ نقصان دہ ہوتی ہیں اکثر وہ ہوتی ہیں جو حقیقت میں کبھی نہیں بنائی گئی تھیں۔