دور دراز کے کام کے لیے ورچوئل میٹنگز ضروری ہیں، لیکن وہ بورنگ بھی ہو سکتی ہیں۔ اگر آپ زوم کو اپنے ویڈیو کانفرنسنگ پلیٹ فارم کے طور پر منتخب کرتے ہیں، تو بہت سی پوشیدہ خصوصیات ہیں جن سے میزبان میٹنگز کو زیادہ موثر بنانے اور شرکاء کو زیادہ مصروف بنانے کے لیے فائدہ اٹھا سکتے ہیں۔ زوم سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے کے لیے ہمارے سرفہرست نکات اور ترکیبیں یہ ہیں۔
خود منتخب کردہ بریک آؤٹ رومز کا استعمال کرتے ہوئے ایک ورچوئل نیٹ ورکنگ ایونٹ بنائیں
ورچوئل نیٹ ورکنگ پہلے سے ہی عجیب ہے، اور اس سے بھی بڑھ کر جب آپ لوگوں کو بات چیت پر مجبور کرنے کے لیے بے ترتیب بریک آؤٹ رومز میں بھیجتے ہیں۔ میٹنگ کے شرکاء کو عام طور پر خود بخود بریک آؤٹ رومز میں تفویض کر دیا جاتا ہے، لیکن زوم میں افراد کے لیے بریک آؤٹ رومز کو منتخب کرنے اور ان کے درمیان اپنی رفتار سے آگے بڑھنے کی صلاحیت ہوتی ہے۔ یہ ایک زیادہ لچکدار ماحول پیدا کرتا ہے جو براہ راست نیٹ ورکنگ کی تقلید کرتا ہے۔ اگر آپ میزبان ہیں، تو آپ اپنے بریک آؤٹ رومز کو نام دے سکتے ہیں تاکہ شرکاء اپنی دلچسپیوں یا موضوعات کی بنیاد پر خود کو منتخب کر سکیں۔
کلک کریں چھوٹے کانفرنس رومان کمروں کی تعداد منتخب کریں جو آپ بنانا چاہتے ہیں اور شرکاء کو اپنے کمرے کا انتخاب کرنے دیں۔کلک کریں اور بنانا. پھر اختیارات یا گیئر آئیکن پر کلک کریں اور تصدیق کریں۔ شرکاء کو کانفرنس روم منتخب کرنے کی اجازت دیں۔ اور شرکاء کو کسی بھی وقت مرکزی سیشن میں واپس آنے کی اجازت دیں۔. جب بریک آؤٹ روم شروع ہوتا ہے۔ نام تبدیل کریں یہ بریک آؤٹ رومز ونڈو میں ایک آپشن ہے جسے آپ ہر اسپیس میں نام شامل کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔
بریک آؤٹ روم میں شامل ہونے کے لیے، شرکاء کلک کریں: چھوٹے کانفرنس رومفہرست میں ایک نمبر پر اپنے ماؤس کو ہوور کریں اور پھر سائن اپ کریں > سائن اپ کریں۔. آپ کمروں کے درمیان منتقل ہونے یا مرکزی سیشن میں واپس جانے کے لیے اسی عمل کی پیروی کر سکتے ہیں۔ خود انتخاب صرف ڈیسک ٹاپ اور موبائل ایپس پر دستیاب ہے۔ ویب کلائنٹس کے لیے، میزبان کو دستی طور پر منتقل کیا جانا چاہیے۔
بڑی میٹنگز کے لیے بریک آؤٹ رومز کو پہلے سے آباد کرنے کے لیے CSV اپ لوڈ کریں۔
متبادل کے طور پر، بہت سے ایسے حالات ہیں جہاں آپ کو میٹنگ کے شرکاء کو زوم کی بے ترتیب اسائنمنٹ فیچر کو منتخب کرنے یا استعمال کرنے کے بجائے مخصوص بریک آؤٹ رومز میں تفویض کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ مثال کے طور پر، آپ چاہتے ہیں کہ آپ کی ٹیم کے تمام اراکین ایک ہی کمرے میں ہوں۔ میٹنگ شروع ہونے کے بعد آپ یہ دستی طور پر کر سکتے ہیں، لیکن بڑے گروپس کے لیے یہ پہلے سے کرنا بہت آسان ہے اور آپ کو بس ایک CSV فائل کی ضرورت ہے۔ زوم سپورٹ پیج پر ایک ٹیمپلیٹ ہے۔ آپ کو بریک آؤٹ روم کے ناموں پر مشتمل ایک کالم اور شرکاء کے ای میل پتے پر مشتمل ایک کالم کی ضرورت ہوگی۔ میٹنگ کا شیڈول بناتے وقت، اس پر جائیں: اختیاراتچیک کریں بریک آؤٹ رومز کو پہلے سے تفویض کریں > CSV سے درآمد کریں۔ فائلوں کو پاپ اپ ونڈو میں گھسیٹیں اور چھوڑیں۔ زوم آپ کو 100 میٹنگ رومز اور 1,000 شرکاء کو پہلے سے مختص کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
اپنی سلائیڈز کو ورچوئل بیک گراؤنڈ کے طور پر ترتیب دے کر اپنی پریزنٹیشن کا نمونہ بنائیں۔
جب آپ براہ راست سامعین کے سامنے پیش کرتے ہیں، تو آپ ممکنہ طور پر متوقع سلائیڈوں کے سامنے کھڑے ہوں گے، تاکہ سامعین آپ کو اور آپ کا مواد ایک ہی وقت میں دیکھ سکیں۔ زوم کی ورچوئل بیک گراؤنڈ کی خصوصیت آپ کے اسکرین شیئر پر ویڈیو کی تہہ بندی کرکے اس کی تقلید کرتی ہے، تاکہ شرکاء آپ کے چہرے کے تاثرات اور باڈی لینگویج دیکھ سکیں اور آپ کی سلائیڈز کو آگے یا پیچھے دیکھنے کے بغیر فالو کر سکیں۔ (یہ پاورپوائنٹ یا کینوٹ کے ساتھ مطابقت رکھتا ہے۔) شیئر کریں> اسکرین اور منتخب کریں مائیکروسافٹ پاورپوائنٹ نیچے سے درخواست ونڈو. اس کے بعد آپ اوورلے کی قسم منتخب کر سکتے ہیں جس پر آپ کا ویڈیو ڈسپلے ہوگا۔سامنے مشترکہ سلائیڈوں کے اوپر خود کو دکھائیں۔ آپ ویڈیو کا سائز تبدیل کر سکتے ہیں اور اسے اسکرین پر گھسیٹ سکتے ہیں۔ پھر کلک کریں۔ شیئر کریں.
وقفے کے دوران محیطی آوازیں سننے کے لیے اپنے کمپیوٹر آڈیو کا اشتراک کریں۔
اگر آپ میٹنگ میں وقفے کے دوران ایک خاص موڈ برقرار رکھنا چاہتے ہیں یا وقفے سے واپسی کے لیے موسیقی کو بطور اشارہ استعمال کرنا چاہتے ہیں، تو آپ محیطی آواز کے لیے اپنے کمپیوٹر آڈیو کا اشتراک کر سکتے ہیں۔ یہ اسکرین شیئرنگ کے ساتھ یا اس کے بغیر کام کرتا ہے، لہذا آپ بیک گراؤنڈ میں میوزک چلنے کے دوران شرکاء کے لیے معلومات کے ساتھ سلائیڈ چھوڑ سکتے ہیں۔ اپنی اسکرین کا اشتراک کیے بغیر آڈیو کا اشتراک کرنے کے لیے اسکرین شیئر> ایڈوانسڈ> کمپیوٹر آڈیو> شیئر کریں۔. اپنے آلے پر کہیں سے بھی آڈیو چلائیں، بشمول میوزک اسٹریمنگ سروسز اور یوٹیوب۔ اپنی اسکرین کا اشتراک کرنے کے لیے سکرین شیئرنگ، جس پروگرام یا ڈیسک ٹاپ کو آپ اشتراک کرنا چاہتے ہیں اسے منتخب کریں، اور پھر آواز کا اشتراک کریں > اشتراک کریں۔.
متعدد اسپیکرز کو روشن کر کے اپنے پینل کی تقلید کریں۔
زوم کا ڈیفالٹ ویڈیو یا فعال اسپیکر کے آئیکن کو نمایاں کرنا ہے۔ آپ کے نقطہ نظر پر منحصر ہے، جب ویڈیو اسکرین کے گرد گھومتی ہے تو یہ پریشان کن ہوسکتا ہے۔ یہ خاص طور پر سوال و جواب کے دوران سچ ہوتا ہے، جب بہت سے شرکاء خاموش کرتے ہیں اور پیش کنندہ کے ساتھ بات چیت کرتے ہیں۔ الجھن سے بچنے کے لیے، زوم میزبان شرکاء کے پرائمری پریزنٹر ویو میں نو افراد تک کو پرائمری پریزنٹرز کے طور پر ہائی لائٹ کر سکتے ہیں۔ (یہ شرکاء کو پن کرنے سے مختلف ہے، جو لوگوں کو صرف ان کے آلے پر ڈیفالٹ پیش کنندہ کے طور پر سیٹ کرتا ہے۔)
اسپاٹ لائٹ بنیادی طور پر ایک آمنے سامنے پینل کی تقلید کرتی ہے، جس سے شرکاء کو تمام کلیدی مقررین کو مساوی سطح پر دیکھنے کی اجازت ملتی ہے۔ بقیہ حاضرین کو میٹنگ اسکرین کے اوپری حصے میں سکرول کر کے دیکھا جا سکتا ہے۔ کسی شریک کو اسپاٹ لائٹ کرنے کے لیے، ان کی ویڈیو پر ہوور کریں اور تین نقطے > سب کے لیے اسپاٹ لائٹ. اپنے انتخاب کرنے کے لیے اس عمل کو دہرائیں۔ اسپاٹ لائٹ شامل کریں۔ 9 مقررین تک۔
ملاقات کے اصل مقام کا ایک عمیق منظر شامل کریں۔
ورچوئل میٹنگز اکثر بورنگ ہوتی ہیں، لیکن زوم کا عمیق نظارہ شرکاء کو حقیقی زندگی کے منظر میں پیش کرتا ہے، جس سے پیشکشیں، کلاسز یا گروپس کچھ زیادہ دلچسپ ہوتے ہیں۔ چھوٹے خانوں میں سروں کو تیرنے کے بجائے، آپ شرکاء کو کلاس روم کی میزوں پر، اسٹیج پر پوڈیم کے پیچھے کرسیوں پر، یا کیمپ فائر کے ارد گرد لاگز پر "بیٹھنے” کے لیے لے جا سکتے ہیں۔ زوم میں پہلے سے بنائے گئے مناظر ہیں یا آپ اپنے اصل دفتر یا بیرونی جگہ کی تصاویر اپ لوڈ کر سکتے ہیں۔ یہ ورچوئل پس منظر 25 شرکاء تک کو ایڈجسٹ کر سکتے ہیں۔ میزبان کے طور پر، اگلا پر کلک کریں۔ دیکھیں > عمیق، منتخب کریں کہ آیا خود بخود یا دستی طور پر شرکاء کو منظر میں شامل کرنا ہے اور منظر کو منتخب کریں۔ دبائیں شروع لوگوں کو عمیق نظاروں میں رکھیں۔ حسب ضرورت عمیق مناظر کے لیے، آپ کو شرکاء کو دستی طور پر منتقل کرنے کی ضرورت ہوگی۔
اب تک آپ کا کیا خیال ہے؟
پوڈکاسٹ یا تعلیمی مواد کی ریکارڈنگ کے لیے الگ آڈیو فائل
تمام زوم میٹنگز کو ریکارڈ کیا جا سکتا ہے، جس سے یہ باہمی تعاون یا گفتگو پر مبنی مواد جیسے کہ پوڈکاسٹ، تربیتی ویڈیوز، بورڈ میٹنگز اور بہت کچھ بنانے اور ذخیرہ کرنے کے لیے ایک آسان پلیٹ فارم بناتا ہے۔ تاہم، اگر ایک سے زیادہ لوگ ایک ساتھ مائیکروفون استعمال کر رہے ہیں، تو لوگوں کو ایک دوسرے سے بات کرتے ہوئے سننا مشکل ہو سکتا ہے یا اگر ایک شریک کے پس منظر میں شور ہو جبکہ دوسرا شریک بول رہا ہو۔ ان صورتوں میں، آپ الگ الگ آڈیو فائلوں کو ریکارڈ کر سکتے ہیں اور صاف ستھرا تجربہ بنانے کے لیے بعد میں ان میں ترمیم کر سکتے ہیں۔ زوم ڈیسک ٹاپ ایپ سے بطور میزبان پروفائل تصویر > ترتیبات > ریکارڈنگ اور چالو کریں ہر شریک کے لیے الگ آڈیو فائل ریکارڈ کریں۔. یہ یقینی بناتا ہے کہ ہر فائل کو حصہ لینے والے کے نام کے تحت مقامی طور پر ریکارڈ اور محفوظ کیا جاتا ہے۔
شرکاء کے ساتھ چیٹ کا نظم کرنے کے لیے ایک دوسرے آلے کو بطور "شریک میزبان” ترتیب دیں۔
میٹنگ چلانا بہت زیادہ کام ہے، جس کے لیے آپ کو پریزنٹیشنز شیئر کرنے، چیٹس دیکھنے، اور شرکت کرنے والوں کی نگرانی کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ خاص طور پر اگر آپ یہ سب ایک ہی چھوٹی اسکرین پر کرنا چاہتے ہیں۔ ایک کام دوسرے آلے میں لاگ ان کرنا ہے، ایک کو اسکرین شیئرنگ کے لیے استعمال کرنا اور دوسرے کو شرکاء اور چیٹ کی سرگرمیوں کا نظم کرنے کے لیے۔ دونوں آلات سے میٹنگز میں شامل ہوں۔ میزبان کے مراعات کے ساتھ پرائمری ڈیوائس پر شرکاءاپنے ماؤس کو فہرست میں کسی دوسرے پروفائل پر گھمائیں، اور پھر مزید دیکھیں > شریک میزبان نامزد کریں > تصدیق کریں۔. (آپ کو شریک میزبان کی مراعات تفویض کی جا سکتی ہیں چاہے آپ بنیادی میٹنگ کے میزبان نہ ہوں۔)
ایک ادا شدہ زوم اکاؤنٹ آپ کو بیک وقت ایک ہی قسم کے دو آلات یا آپ کے فون یا ٹیبلیٹ کے ساتھ اپنے کمپیوٹر پر لاگ ان کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ متبادل کے طور پر، کوئی بھی دوسرے ڈیوائس پر مختلف اکاؤنٹ کے ساتھ لاگ ان کر سکتا ہے یا بطور مہمان لاگ ان ہو سکتا ہے۔ اگر آپ اسی پروفائل کے ساتھ لاگ ان ہیں، تو آپ کو تاثرات کو روکنے کے لیے دوسرے آلے پر تمام آڈیو کو خاموش کرنا ہوگا۔
ریئل ٹائم ایجنڈا کا اشتراک کرنے اور شرکاء کے ساتھ چیٹ کرنے کے لیے اپنے ویٹنگ روم کو حسب ضرورت بنائیں
اگر آپ معیاری "میٹنگ شروع کرنے کے لیے میزبان کے انتظار میں” زوم لینڈنگ پیج سے زیادہ نفیس (یا دلچسپ) انتظار گاہ کا تجربہ چاہتے ہیں، تو آپ اپنی مرضی کے مطابق کر سکتے ہیں کہ شرکاء کیا دیکھتے ہیں۔ سب سے آسان آپشن ویٹنگ روم کے لیے ٹیکسٹ ٹائٹل ہے، لیکن آپ ایک تصویر بھی شامل کر سکتے ہیں، پیغام یا میٹنگ کی تفصیل کے ساتھ برانڈ کا لوگو بھی اپ لوڈ کر سکتے ہیں، یا ایک لوپنگ ویڈیو (آواز کے ساتھ یا بغیر) شامل کر سکتے ہیں جو میٹنگ کے ایجنڈے، میٹنگ کے قوانین اور خوش آمدید کے پیغام کو ظاہر کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ ویٹنگ روم کو چالو کریں۔ میٹنگ کا شیڈول بناتے وقت، اس پر جائیں: انتظار گاہ کے اختیارات > ویٹنگ روم کو حسب ضرورت بنائیں > محفوظ کریں۔ حسب ضرورت شامل کرنے کے بعد۔
زوم ویٹنگ رومز میں چیٹ کی خصوصیت بھی ہوتی ہے، لہذا میزبان انتظار گاہ میں موجود ہر کسی کو پیغام بھیج سکتے ہیں یا افراد کے ساتھ نجی طور پر بات چیت کر سکتے ہیں۔ کلک کریں چیٹ کسی فرد کو منتخب کریں یا انتظار گاہ میں شریک سب کے ساتھ گپ شپ کریں۔
جب آپ کسی میٹنگ میں دیر سے شامل ہوتے ہیں تو سمری حاصل کرنے کے لیے AI Companion کا استعمال کریں۔
AI Companion زوم کا تخلیقی AI ٹول ہے جس میں پیداواری خصوصیات جیسے نوٹ لینا، میٹنگ کا خلاصہ، اور ایکشن آئٹم کی شناخت۔ اگر میٹنگ فعال ہے، تو آپ حقیقی وقت میں شرکاء کے سوالات کے جوابات بھی دے سکتے ہیں۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ اگر آپ دیر سے جوائن کرتے ہیں، تو آپ اپنی تاخیر سے آپ کی طرف توجہ دلائے بغیر اپنی کھوئی ہوئی ہر چیز کا خلاصہ حاصل کر سکتے ہیں۔ پہلے سے سیٹ کیے گئے سوالات میں "مجھ سے بات کریں” اور "کیا میں نے اپنا نام بتایا؟” اور "ایکشن آئٹمز کیا ہیں؟” آپ حسب ضرورت سوالات بھی پوچھ سکتے ہیں۔ میٹنگ کے اوپری دائیں کونے میں AI ساتھی آئیکن کو تھپتھپائیں اور فراہم کردہ سوالات کو منتخب کریں یا خود لکھیں۔ میٹنگ کے سوالات کی خصوصیت صرف کام اور انٹرپرائز اکاؤنٹس کے لیے دستیاب ہے اور اسے میزبان کے ذریعے فعال کیا جانا چاہیے۔